Scénographie évènementielle :
les fondamentaux

Showroom, congrès ou salon professionnel : la scénographie joue un rôle prépondérant dans ce type d’évènements. Car le son, les lumières ou les décors contribuent à engager votre public. Issue à l’origine du monde du théâtre, la scénographie se pratique dans tous les champs de l’évènementiel. Comment se déroule un projet ? Comment travaille un scénographe ? Voici ce qu’il faut savoir avant de lancer votre évènement.

Quelques éléments de définition

Le terme scénographie vient du grec σκηνη (skēnē) « scène » et γραφειν (graphein) « écrire ». Ce mot signifie donc littéralement « écrire la scène ». Une étymologie qui prend tout son sens quand on se penche sur la définition du Larousse : l’art et l’étude de l’organisation, de l’agencement de la scène (décor, matériel, etc).

Concrètement, la scénographie a donc pour objectif de créer un environnement dans un espace précis avec des fonctionnalités, une ambiance, un univers. Pour ce faire, le scénographe s’appuie sur les décors, les lumières, les sons, le mobilier, les costumes, mais aussi parfois les parfums et les saveurs.

Le rôle du scénographe est de penser l’espace en fonction de ses usages. Pour certains évènements, il est nécessaire que le lieu soit découpé en plusieurs zones : par exemple, un espace exposition, un espace restauration et un espace conférence. Le scénographe va anticiper la manière dont ces zones vont être délimitées, matérialisées et aménagées.

Enfin, le scénographe doit aussi prendre en compte les aspects pratiques (facilité de circulation, accès des personnes à mobilité réduite, gestion des vestiaires etc.) et sécuritaires (jauges, issues de secours, etc.) dans son aménagement.

Exemple de scénographie : plan d’implantation générale d’un évènement

La scénographie, un outil pour marquer son public

Durant un évènement, la scénographie permet de marquer votre public, en structurant l’espace, en créant des décors particuliers, une atmosphère spécifique. Elle peut aussi vous aider à mieux faire passer vos messages et affirmer votre identité. D’ailleurs, la scénographie est un b.a.-ba de la communication.

Imaginez un salon dédié à l’innovation sans des stands à l’aspect tech et futuriste. Impensable ! Ou bien un congrès, avec une scène vierge et des chaises pour le public. Ce serait triste et peu professionnel. A minima, un éclairage et un fond de scène sont à prévoir.

La scénographie, pour répondre à vos besoins

Pour que votre scénographie évènementielle réponde à vos besoins, la meilleure solution reste de réaliser un cahier des charges. Il vous permet de clarifier vos attentes et exigences. C’est aussi un bon moyen d’assurer la transmission d’informations : vous pourrez remettre ce document à toutes les parties prenantes dans l’aménagement de l’espace scénique et en particulier, son chef d’orchestre, le scénographe. Vous devez absolument faire figurer dans ce cahier des charges les éléments suivants :

• les objectifs de votre évènement scientifique ;
• vos cibles ;
• la vision que vous avez de votre évènement ;
• le nombre de personnes attendues ;
• les messages que vous souhaitez transmettre ;
• la charte graphique sur laquelle s’appuyer, s’il en existe une.

Dans ce cahier des charges, vous préciserez le thème de votre évènement et son slogan, si vous en avez défini un. Si vous souhaitez que votre évènement réponde tout particulièrement à certains critères, comme l’accessibilité à tous ou le respect de l’environnement, c’est également l’endroit où cela doit être noté.

Vous envisagez d’organiser un évènement pour votre entreprise
et souhaitez être accompagné ?

La scénographie, étape par étape

Vous avez désormais clairement en tête les impératifs auxquels doit répondre votre scénographie évènementielle. Si le lieu n’est pas déjà choisi, c’est le bon moment pour trouver une salle adaptée à vos besoins.

Une fois la salle sélectionnée, le scénographe peut commencer son travail, qui comporte trois phases. La première s’intitule la conception scénographique. Elle s’appuie sur une première visite des lieux, avec le commanditaire. Cette visite permet de visualiser les contraintes de la salle. C’est-à-dire la taille des espaces, les positionnements des lumières, des fenêtres, des revêtements des sols et murs, etc. Elle permet d’affiner le scénario de l’évènement et de définir le parcours et les ambiances des espaces investis. Cette première étape de conception aboutit à un dossier comprenant notamment des croquis, des propositions de mobiliers et des images de projets de référence pour se mettre d’accord sur l’ambiance à créer.

Vues 3D de présentoirs pour un showroom

Ensuite, le scénographe passe à la deuxième phase, la conception détaillée et technique. Elle s’appuie sur des réunions avec les différents concepteurs du projet (graphiste, réalisateur, compositeur de la musique) et les prestataires techniques du projet (pour les équipements audiovisuels, l’éclairage, le mobilier à fabriquer ou à louer). Cette étape de travail débouche sur un dossier comprenant en particulier l’implantation définitive des différents dispositifs avec des plans côtés, parfois en 3D.

Enfin, la troisième et dernière phase s’intitule le suivi de fabrication et d’installation. C’est l’aboutissement du projet avec des essais audiovisuels et d’éclairage, ainsi que la réception des mobiliers. Cette étape comporte également la dépose des dispositifs à la fin de l’évènement.

La scénographie et ses multiples facettes

Pour créer un univers le plus complet possible, n’hésitez pas à utiliser tous les supports qui s’offrent à vous. Cela va vous aider à donner une ambiance unique à votre manifestation. Prenons par exemple un évènement sur les fonds marins. La lumière pourrait apporter une atmosphère un peu sombre avec une luminosité teintée de bleue et de noir pour rappeler les fonds marins. Des sons pourraient évoquer l’eau ou les profondeurs marines. Enfin, il pourrait y avoir des diffuseurs de parfums iodés à certains endroits de l’événement. Inspirant, non ?

Sur ces différents supports, vous pourrez décliner l’identité visuelle de votre entreprise, ou même créer une identité spécifique à votre évènement. Pour cela, repartez des fondamentaux de votre charte graphique (couleurs, éléments graphiques…) et ajoutez-y de nouveaux éléments en accord avec l’image que vous souhaitez véhiculer. En effet, cette nouvelle identité visuelle doit rester cohérente avec celle de votre entreprise.

Enfin, comme vous l’avez sans doute remarqué, le principe d’éco-conception gagne du terrain depuis quelques années. En effet, l’évènementiel en général, et la scénographie en particulier, peuvent générer une quantité importante de déchets. L’éco-conception vous aide à repenser tout votre processus de travail de manière à élaborer des décors plus durables et respectueux de l’environnement.

Le scénographe prend l’espace comme un volume à sublimer. Lumières, odeurs, mobilier, sens de circulation : le lieu est travaillé sous toutes ses dimensions. C’est la raison pour laquelle la scénographie fait intervenir de nombreux corps de métier et combine des savoir-faire multiples, chacun apportant sa contribution pour créer une expérience intense et singulière.