Concevoir
un événement scientifique

Les événements scientifiques peuvent prendre de nombreuses formes : congrès, remise de prix, concours d’innovation, journée doctorale, fête de la science, séminaire d’équipe… Vous vous en doutez, pour organiser un événement corporate ou grand public, plusieurs étapes sont nécessaires. Agent Majeur vous donne les grandes lignes à suivre pour un chef d’orchestre en événementiel.

1ère étape : Définir le concept événementiel

Pour commencer, vous devez déterminer les enjeux et les objectifs de l’événement. Pour y voir plus clair, voici quelques questions à vous poser :

– Pourquoi faire cet événement scientifique : récompenser, remercier, fédérer, annoncer, faire connaître… ?
– Qui sera le public et quelles sont ses attentes ?
– Quand et où le réaliser ?
– Pour combien de personnes ?
– Quel sera le budget ?
– Qui seront les intervenants ?
– Quel sera le programme ?

Cette réflexion vous aidera à définir le message que vous voulez faire passer, et le nom ou le slogan de cet événement scientifique. Aussi, vous serez en mesure de comprendre pour quelles raisons votre cible se déplacera. Qu’il s’agisse de chercheurs, partenaires, financeurs ou grand public, il faudra satisfaire leurs attentes avec un programme sur-mesure.

Par exemple, pour une conférence ou un congrès, on peut prévoir 2 jours sous forme d’ateliers et de conférences. Pour présenter une innovation, on peut imaginer une après-midi avec un stand de démonstration et de test de la solution. Pour une remise de prix scientifiques, on peut préparer une soirée alternant discours officiels, vidéos, et interventions des lauréats puis se retrouver autour d’un cocktail dînatoire.

2ème étape : Planifier l’événement

La date et l’horaire de l’événement  sont à arrêter dans la foulée, car il n’est pas toujours aisé de trouver des salles disponibles et adaptées à vos contraintes. Certains lieux de conférence se réservent plusieurs mois, et même jusqu’à une année en amont du jour J. Est-ce un événement en semaine ou le week-end ? En journée ou en soirée ? Concernant le site, est-il préférable de le choisir clos ou ouvert ? Par exemple, un hall d’exposition, un amphithéâtre, une salle de séminaire… Différents types d’aménagements de la salle sont possibles : en U, en théâtre, en salle de classe, en banquet ou encore en buffet. A cette étape, une visite du lieu est incontournable pour vous aider à imaginer votre événement et faire des repérages. Vous devrez aussi bâtir un rétroplanning pour tenir vos échéances.

3ème étape : Préciser le format de l’événement

Une fois que le lieu est réservé, il est temps d’approfondir votre réflexion. Vous savez de combien de salles vous disposez, leur surface, les horaires… Quel sera le format de votre événement scientifique ? Y-aura-t-il des animations, des cadeaux ? Aurez-vous à prévoir un programme dans plusieurs salles en parallèle ? Quel sera le déroulé précis, minute par minute ? Pensez aussi à vos intervenants : ils doivent bloquer leur agenda, car leur présence est indispensable à la réussite de votre événement.

4ème étape : Organiser votre événement

Votre projet est ficelé. Vous allez maintenant penser aux ressources nécessaires pour le mettre en œuvre, financières, matérielles et humaines. Même si votre réflexion sur ces aspects a débuté plus tôt dans votre projet, elle va se cristalliser à cette étape. Pour obtenir des devis de la part des prestataires, un cahier des charges vous sera nécessaire Si vous passez par une agence événementielle, elle pourra vous accompagner dès la phase de définition du concept événementiel et trouver toutes les ressources dont vous aurez besoin.

L’organisation de votre événement couvre de nombreux sujets : inscriptions, badges d’accès, transports, animations, service de restauration, service hôtelier, photographe, production technique (éclairage, son, traduction), production audiovisuelle (tournage, réalisation, montage), aménagement du lieu (signalétique, décoration, gestion du vestiaire), service sécurité…

La signalétique permettra une bonne gestion des flux : les participants seront ravis d’être guidés jusqu’au lieu exact de l’événement. L’encadrement et l’accueil sont également importants. Personne n’aime attendre dehors sous la pluie ! Faites également en sorte que les participants sachent où se diriger à l’intérieur du site : vestiaires, toilettes, ascenseur, sortie etc.

5ème étape : Faire de la communication événementielle

Pour faire venir du monde à votre événement, vous devez communiquer. Si vous vous adressez à un public trié sur le volet, prévoyez une invitation. Celle-ci peut être envoyée par mail et en version papier. Il est conseillé de précéder l’envoi de l’invitation par un « save the date » pour inciter votre cible à réserver un créneau dans son planning.

Si vous vous adressez à un large public, vous pourrez utiliser des médias plus ou moins spécialisés : site Intranet, réseaux sociaux, magazine d’entreprise, revue scientifique… La communication digitale apporte de la proximité et permet d’interagir avec votre communauté. Différents moyens existent comme la création d’un site internet pour l’occasion, une page Facebook, des articles sur votre blog ou ceux de partenaires, les nombreux réseaux sociaux (Twitter, LinkedIn, Instagram), les influenceurs…

D’autres dispositifs peuvent être créés pour promouvoir votre événement scientifique : flyers, affiches etc… En complément, il est possible de diffuser un teaser vidéo pour susciter la curiosité de votre auditoire. Pendant et après l’événement, pensez à communiquer sur les réseaux sociaux. C’est un bon moyen de le faire vivre au-delà du public présent dans la salle.

6ème étape : Réussir votre évènement

C’est le Jour J ! Votre événement va enfin avoir lieu. Pour assurer sa réussite, nous vous conseillons de faire une répétition. Cela permet de caler les derniers détails tels que les entrées et sorties de scène, le lancement des jingles, ou de tester les micros, les lumières.

Une des clés de l’événementiel est l’anticipation et la réactivité en cas d’aléas. Vous ferez nécessairement face à des imprévus. C’est la raison pour laquelle il est d’usage de mettre à la disposition de toute votre équipe une liste de contacts à joindre en cas de pépin, avec leurs coordonnées.

7ème étape : Faire un suivi post-événement

Pour évaluer l’efficacité de votre événement scientifique, un débrief en équipe permet de savoir ce qui a réussi ou pas, afin de rebondir sur vos erreurs, et améliorer votre prestation pour la prochaine fois. Vous pouvez aussi vous intéresser aux retombées presse, regarder le nombre de vues des vidéos sur votre chaîne YouTube… Pour ne pas vous perdre parmi toutes les données disponibles, nous vous conseillons de suivre des indicateurs définis à l’avance. Pour cela, vous pouvez diffuser des questionnaires d’évaluation, ou vous appuyer sur des enquêtes indépendantes.

Voici quelques indicateurs significatifs : l’atteinte des objectifs, la participation (ratio du nombre d’invitations sur le nombre de personnes venues), les échos sur les médias et réseaux sociaux, la mémorisation du message… En fonction de cela, la reconduite de votre événement pourra être validée ou écartée, à l’identique ou avec quelques ajustements.

Vous l’aurez compris, organiser un événement scientifique prend beaucoup de temps, demande de la rigueur et de l’énergie. A l’instar d’un spectacle, s’il est réussi, la mise en scène sera invisible. Aussi, si personne ne se rend compte de l’ampleur de votre contribution, ne vous en offusquez pas : cela prouve que vous avez été efficace. L’événementiel est un travail de l’ombre !

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2019-07-05T12:18:23+00:00

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