Comment animer
un évènement

Oui, on peut être un MC sans être une star du rap ! Dans le monde de l’évènementiel, l’animateur est généralement qualifié de maître de cérémonie ou MC. Il peut s’agir d’un(e) journaliste ou d’une personnalité reconnue dans son domaine. Son rôle est à la fois de créer une ambiance chaleureuse, valoriser les intervenants, poser les bonnes questions, être gardien du temps… autant d’éléments incontournables pour la réussite d’un évènement. Si vous prévoyez d’endosser ce rôle, Agent Majeur vous dévoile quelques conseils pour animer un évènement sans fausse note.

1. Préparer votre conducteur

Un évènement bien animé commence par une bonne préparation. La première chose à prévoir, c’est un conducteur de l’évènement. Il s’agit d’un document qui détaille chaque séquence de l’évènement. Généralement construit sous forme d’un fichier Excel, le conducteur précise qui intervient, pour dire quoi, à quel moment et pour quelle durée. Son contenu se précise au fur et à mesure de votre préparation, et vous aide à valider que la durée prévue de l’évènement est bien respectée. Partagé avec l’ensemble des équipes et intervenants, ce document permet aussi aux participants de savoir à quel moment ils interviennent.

Il faudra ensuite préparer vos échanges avec les intervenants. Pour une expérience fluide durant d’évènement, prenez le temps de tous les interviewer en amont du jour J. D’ailleurs, pensez à leur demander comment se prononce leur nom pour éviter de l’écorcher en public.

2. Rédiger votre contenu

Afin d’éviter les trous de mémoire et les hésitations, utilisez des fiches pour noter les informations concernant vos interlocuteurs et d’une manière générale, les textes que vous prévoyez de dire. Pour vous familiariser avec votre texte, nous vous conseillons de le répéter à voix haute au moins 3 fois. Soyez également vigilant, surtout en présentiel, à la propreté de vos fiches. Imprimez-les sur un papier cartonné et évitez les ratures.

Si vous intervenez en distanciel, votre texte doit s’afficher sur l’écran qui se trouve sous la caméra qui vous filme, à la manière d’un prompteur. Ainsi, vous pourrez le suivre tout en fixant du regard votre public virtuel.

Enfin, si un temps de questions/réponses est prévu entre les intervenants et le public, préparez quelques questions. Cela évitera un blanc si le public n’ose pas se lancer. Vous pouvez d’ailleurs voir avec vos invités s’ils souhaitent que certaines questions en particulier leur soient posées.

3. Répéter votre intervention

Comme on le fait pour une pièce de théâtre, il est important de prévoir des répétitions de l’évènement. L’idéal est d’en faire deux.

Une première répétition, sans les intervenants, est l’occasion de tester une première fois le matériel : la lumière, le vidéoprojecteur, la télécommande… Pour un évènement en ligne, il est important de vérifier que votre système de visioconférence fonctionne pour chacun des intervenants, qu’il n’y a pas de problème de connexion, de son ou d’image.

Pour une conférence en présentiel, entraînez-vous à bien tenir le micro à main. Il doit être maintenu contre le menton. Même les professionnels de la télé utilisent cette technique ! Ainsi, si vous tournez la tête, votre micro se déplace également pour ne rien manquer de ce que vous dites.

4. Organiser un filage

Une deuxième répétition, en présence des intervenants, permettra de régler les déplacements et les prises de parole. En effet, vous devez savoir où vous placer, qui monte sur scène, par quel côté et quand. Repérez où se trouvent les intervenants dans la salle et s’ils regagnent leur place après leur intervention ou sortent par les coulisses. Si l’évènement est filmé, vérifiez avec le régisseur ou le cadreur à quels endroits doivent se positionner les personnes sur la scène pour la caméra. Mettez du scotch au sol pour marquer ces repères.

Le but de ce filage est de vérifier la bonne organisation et le bon déroulé des interventions. Il aidera les intervenants à comprendre comment monter sur scène, où se positionner et comment utiliser le micro. Ce filage est rassurant pour toutes les parties prenantes et apporte de la fluidité à votre évènement.

5. Endosser le rôle d’animateur

L’animateur est en quelque sorte le chef d’orchestre de l’évènement. Le respect de l’agenda, les petits problèmes techniques, les questions du public : vous devez avoir à l’œil tous ces éléments. Pour être dans de bonnes dispositions, n’hésitez donc pas, le jour J, à arriver au moins 1h avant le début de l’évènement, voire davantage si vous le pouvez. C’est l’occasion de vous imprégner des lieux, de bien vous préparer, de faire les derniers réglages et bien sûr, votre filage avec les participants.

Si vous êtes en avance ou en retard par rapport à ce qui est prévu sur le conducteur, allongez ou raccourcissez vos interventions. Vous êtes le maître du temps ! D’ailleurs, pensez à reprendre poliment et discrètement la parole aux invités quand une intervention est trop longue. Si vous rencontrez un problème technique pendant une prise de parole, par exemple, un micro qui ne fonctionne pas, proposez à l’intervenant de répéter ce qu’il vient de dire.

Malgré le filage, il n’est pas rare que certaines personnes oublient leurs déplacements pendant l’évènement. N’hésitez pas à leur montrer où se déplacer, sur quel côté il faut monter et descendre de la scène… Parfois, il faut même les accompagner en attrapant gentiment leur bras ou en plaçant une main dans leur dos. Cela fait aussi partie de votre rôle en tant que maître de cérémonie !

6. Gérer les questions

Au moment des séances de questions/réponses, si votre public n’intervient pas, commencez à poser les questions que vous avez préparées. Une fois la salle détendue par ces premiers échanges, le public se mettra plus facilement à poser ses propres questions.

Si votre évènement est en ligne, soyez attentif aux réactions du public, notamment sur le chat. Pour faciliter la gestion de ces interactions, faites-vous aider par une personne qui tiendra le rôle de modérateur. Aussi, il peut y avoir un décalage entre le moment où des questions sont posées et le moment où vous les recevez, d’où l’intérêt pour vous de disposer de quelques sujets à traiter avant de pouvoir prendre des questions du public.

En résumé, pour apporter du rythme, de la convivialité et de la fluidité à son intervention, le maître de cérémonie, ou MC, peut s’appuyer sur un conducteur, des interviews, des répétitions, sans oublier un sens aigu de l’improvisation. Car derrière une prestation réussie se cachent souvent des heures et des heures de préparation. Pour reprendre les mots du célèbre comédien Louis Jouvet : « Comme il faut travailler pour être naturel » !