Les conférences silencieuses
à la loupe

Chut… Une nouvelle tendance fait son entrée dans le monde des évènements scientifiques. Avez-vous déjà été dans une boîte de nuit silencieuse, où les noctambules se balancent au rythme d’une musique qui joue dans leurs casques ? Une conférence silencieuse, c’est un peu la même chose, si ce n’est qu’elle permet d’écouter des discours. Récemment, ce type d’évènement s’est développé dans la sphère scientifique. L’avantage : il permet de transformer n’importe quel espace en une salle de conférence. Et même en plusieurs salles où les orateurs peuvent faire des présentations en parallèle. Dans cet article, découvrez le pourquoi et le comment des conférences silencieuses…

Conférences silencieuses : les bases

Vous êtes en train d’organiser un événement scientifique et vous souhaitez opter pour une conférence silencieuse. Ce type de conférence peut constituer l’événement en lui-même, ou l’une des composantes d’un symposium beaucoup plus vaste. Dans les deux cas, l’espace de réception sera divisé en sections, chacune avec son propre conférencier ou groupe d’orateurs. A titre d’illustration, lors de la conférence silencieuse que nous avons organisée pour AXA Research Fund, le hall d’accueil du siège d’AXA était divisé en 3 zones, chacune avec sa propre toile de fond et son espace salon.

Ensuite, il convient de répartir les intervenants dans les différents sous-groupes, généralement en fonction du sujet qu’ils traitent. Les orateurs sont munis d’un microphone et les spectateurs équipés d’un casque, ainsi qu’un récepteur pour « zapper » aisément d’un canal à un autre – chaque zone de présentation ayant son propre canal. Pour entendre l’orateur qui vous intéresse, il suffit de vous connecter au canal dédié.

Au cours de notre évènement de conférence silencieuse chez AXA Research Fund, 15 orateurs étaient répartis en 3 sous-groupes. Au cours de la matinée, ils ont présenté leurs projets dans les « zones » correspondantes. Chacun des trois espaces était conçu de manière à être identifiable visuellement. Cela nous a permis de tenir 3 conférences en parallèle dans un espace ouvert et habituellement bruyant – un hall d’accueil.

Vidéo “Best-Of” de l’évènement AXA MEETS SCIENCE,
dont une partie a été réalisée sous la forme de conférence silencieuse

Quels sont les avantages ?

L’intérêt principal de ce type d’événement est qu’il permet de transformer n’importe quel espace en un lieu de conférence. En effet, les bruits de fond, comme les bavardages ou les machines à café, sont bloqués par les écouteurs. De plus, les nuisances sonores générées par les conférences sont réduites. Les autres personnes utilisant l’espace comme lieu de réunion ou de pause ne sont pas dérangées.

Vous organisez un événement scientifique ?

Autre avantage : le public passe aisément d’une intervention à une autre. Afin de changer de conférencier, il suffit de changer de canal audio. Et comme les zones sont très proches les unes des autres, les spectateurs peuvent facilement se déplacer. Au préalable, fournissez-leur un programme pour qu’ils sachent qui présente quoi, quand et dans quelle zone.

Puisque les conférenciers sont répartis sur plusieurs zones, il est possible de leur donner davantage de temps de parole. C’est idéal pour développer son sujet et rebondir aux questions de l’auditoire. D’après notre expérience, du fait de la proximité physique entre l’intervenant et son public, l’atmosphère est plus détendue et les interactions plus nombreuses.

© AXA Research Fund

Les points de vigilance

En termes d’équipement, les casques et les récepteurs sont faciles d’utilisation. Cependant, en régie, vous aurez besoin d’un support. Un technicien de la société de location de casques viendra avant votre événement pour installer l’appareillage complet et restera sur place pendant la conférence afin de résoudre tout problème technique. Nous ne vous conseillons pas de faire des économies sur ce poste de dépense – un couac du système audio pourrait ruiner tous vos efforts !

De plus, même si la location des appareils n’est pas très coûteuse, toute perte ou dommage peut vite faire grimper votre facture. Il est donc préférable de faire appel à des hôtesses pour distribuer les casques, expliquer comment les utiliser et s’assurer que la bonne quantité vous revienne à la fin de la conférence.

Soyez également vigilants à la taille des sous-groupes. Les groupes trop petits ayant tendance à générer moins d’interactions, essayez de ne pas descendre en-dessous de 10 à 15 participants. De même, pour préserver la convivialité de votre évènement, évitez des groupes trop grands, au-delà de 50 personnes par zone.

Pour conclure, les conférences silencieuses présentent de nombreux avantages pour les scientifiques. Ce dispositif permet de transformer n’importe quel lieu en une ou plusieurs salles de conférence. L’atmosphère étant très détendue, l’interaction avec le public est favorisée. Si vous voulez vous lancer et avez besoin d’aide pour organiser une conférence silencieuse, n’hésitez pas à nous écrire contact@agentmajeur.fr.

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