Conférence : développer
ses partenariats industriels

Imaginez que, pour financer vos projets, il vous faille trouver des partenaires dans plus de 20 pays européens. Ce serait un sacré casse-tête ! C’est pourtant la situation dans laquelle se trouve un industriel européen, client de longue date de notre agence. Pour faciliter sa mise en relation avec d’autres industriels, il nous a confié l’organisation d’une conférence BtoB à Paris. L’objectif de cet évènement était double : élargir ses partenariats en Europe et pérenniser le soutien de ses financeurs institutionnels.

La conception de l’évènement

Cet évènement, Agent Majeur l’a organisé de bout en bout, de sa conception jusqu’au suivi de son bon déroulé le jour J. Comme pour tout projet d’envergure, avant de se lancer dans l’action, nous avons commencé par réfléchir avec notre client. Cette étape était d’autant plus importante qu’il s’agissait de la première édition de cette conférence BtoB. Public cible, format des interventions, thèmes à traiter… Voici quelques-uns des sujets que nous avons abordés ensemble afin de construire un déroulé adapté à ses objectifs. Sur cette base, nous avons décidé de bâtir une rencontre alternant présentations traditionnelles, conférenciers invités, tables rondes et rendez-vous en face-à-face, de type « speed business meetings ».

La scénographie et l’identité visuelle

Pour emporter l’adhésion sur ce type d’évènement, l’identité visuelle et la scénographie jouent un rôle important. De même, la création d’un slogan fédérateur permet d’insuffler une dynamique propice à des échanges constructifs. Ainsi, nous avons produit, spécialement pour cet évènement, des visuels respectant la charte graphique de notre client. Et nous les avons déclinés sur un fond de scène, des jingles en motion-design 3D ou de la signalétique. Le choix des salles, du mobilier et de la restauration contribue également à faire vivre une expérience agréable aux participants.

La formation des orateurs

Parce que la réussite d’une conférence passe aussi par ses orateurs, notre équipe a coaché certains d’entre eux à la prise de parole en public et à l’animation de tables-rondes. Grâce à cet accompagnement individuel, ils ont pu construire leur intervention afin qu’elle soit à la fois claire et percutante.

La diffusion en ligne

Pour permettre au plus grand nombre d’assister à cet évènement, et ce, quelles que soient les conditions sanitaires, l’évènement était organisé en mode hybride : il se déroulait en présentiel et était diffusé en ligne. Dans cette logique, les orateurs qui ne pouvaient se déplacer ont pu intervenir en visioconférence. Les sujets abordés lors de cette conférence n’ayant pas vocation à être connus de tous, la retransmission en ligne n’était accessible qu’aux personnes autorisées. Une plateforme webcast, soumise à une connexion avec un mot de passe, a donc été réalisée spécialement pour l’occasion.

L’interaction avec les participants

Pour dynamiser les échanges et créer de l’interaction, les participants à distance, à l’instar des spectateurs sur place, ont pu poser des questions. Pour cela, un module de questions a été inclus dans la plateforme de diffusion. De plus, pour recueillir l’avis des participants sur cette conférence BtoB, un sondage en ligne était accessible via un QR code projeté dans la salle et sur la plateforme à la fin de l’évènement. Tous les spectateurs, qu’ils soient à Paris ou à distance, ont donc pu donner leur avis.

La valorisation de son entreprise

L’évènementiel est un excellent vecteur pour valoriser son entreprise car il permet un lien direct avec de potentiels partenaires, financeurs ou clients. Définir les thèmes et un format, choisir les intervenants, gérer la logistique… Tout ceci contribue à un évènement réussi et surtout, qui atteint ses objectifs. Avec 250 spectateurs, dont 200 en présentiel et 50 à distance, cette conférence BtoB a été un succès. Au vu de la qualité des échanges et des retours enthousiastes des participants, notre client a décidé de la renouveler chaque année.