Colloque, congrès :
le rôle du chairman

Vous avez été désigné président de séance ou «chairperson» dans le cadre d’un congrès scientifique ou d’une conférence recherche. Félicitations ! Cela constitue une reconnaissance de vos compétences par vos pairs. Mais qu’attend-on de vous exactement ? Animateur, gardien du temps… Voici un point sur le rôle du chairman, étape par étape.

La préparation

Deux mois avant le jour J, vous devez avoir en votre possession un agenda de l’évènement correctement mis à jour : lieu et horaires de la séance, titres et durées des présentations… En fonction de ces informations, vous devez obtenir, pour chaque intervention, le parcours professionnel de chaque orateur et un résumé de sa présentation. Ces éléments vous permettront de préparer vos interventions, chacune durant moins de 5 minutes. En général, le chairman intervient sans support mais, pour introduire l’agenda de la séance, il peut être intéressant de recourir à un slide PowerPoint. Pensez également à rédiger un résumé de votre propre parcours.

L’accueil

Il est préférable d’arriver dans la salle au moins une heure avant le début de la conférence, afin de vous imprégner des lieux, de vous détendre (découvrir des astuces contre le stress) et de vérifier le bon fonctionnement de la logistique (micros, vidéoprojecteurs…). C’est aussi l’occasion de rencontrer l’autre chairperson, si vous êtes deux à présider cette séance.

Profitez-en pour accueillir les intervenants : il vaut mieux établir le contact avec eux avant d’être sur scène. Faites-leur part de la manière dont vous comptez les présenter et introduire leur intervention. Ils pourront ainsi corriger vos éventuelles erreurs et vous apporter de nouveaux éléments intéressants. Enfin, n’hésitez pas à mettre en place un code de gestes pour leur faire savoir quand il sera temps de passer aux questions ou de conclure.

L’introduction

Nous vous recommandons de commencer par une accroche (voir des exemples d’accroches) : mettez en résonnance le thème de la conférence avec l’actualité récente, par exemple. Puis, enchaînez sur les parcours des présidents de séance. Dans le cas où vous êtes deux, vous présenterez votre collègue, qui fera de même en retour. Si vous êtes seul, dans la mesure du possible, demandez à une autre personne d’exposer votre parcours. Présentez ensuite le programme de la conférence, de manière ordonnée et claire, et introduisez le premier conférencier. Vous pouvez mentionner sa carrière, ses publications… Insistez surtout sur les points en rapport avec le thème de la conférence.

Les présentations

Une fois que l’orateur a commencé son discours, vous devez vous mettre dans la peau du spectateur et veiller à ce que les conditions soient bonnes (lumière, chauffage…). Soyez particulièrement attentif à la qualité du son : un micro défaillant peut ruiner un exposé. Pendant la présentation, prenez des notes. Elles vous permettront de rebondir sur les propos du conférencier pour votre discours de transition, ou de clôture. Gardez toujours un œil sur la montre et veillez à ce que les horaires soient respectés : si l’intervenant ne s’y conforme pas de lui-même, recourez au code que vous avez mis en place.

La séance de questions

Vous devez ensuite animer les questions/réponses. Dans le cas où aucune main ne se lève, vous devez avoir « en réserve » 2 à 3 questions à poser à l’orateur. Cela permettra d’éviter les longs silences et encouragera les spectateurs à poser leurs questions. Dans le cas où la présentation a suscité de nombreuses questions, en décomptant le nombre de spectateurs levant le bras, vous pourrez estimer et gérer la durée de la séance. N’hésitez pas à couper court à d’éventuels commentaires préliminaires trop longs. A la dernière question, suggérez la fin de la séance.

La conclusion

Lorsque la séance arrive à son terme, remontez sur scène pour remercier les participants, faites votre discours de clôture, et annoncez la suite du programme.

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> Prise de parole en public

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